Documentación de Facto
Todo lo que necesitas para facturar como un profesional.
Facto is an invoicing system designed for freelancers and small businesses in Spain. Create professional invoices with all Spanish tax requirements: VAT, IRPF, and Equivalence Surcharge.
Con Facto puedes:
Sigue estos pasos para empezar a facturar en minutos:
Regístrate
Crea tu cuenta con email y contraseña, o usa Google para un acceso más rápido.
Crea tu empresa
Introduce los datos fiscales de tu empresa: nombre, NIF, dirección y método de pago.
Añade clientes
Crea tu primer cliente con sus datos fiscales.
Emite tu primera factura
Selecciona el cliente, añade líneas de factura y emite.
Al crear tu cuenta, el primer paso es configurar tu empresa. Necesitarás:
Datos requeridos
- Nombre: Nombre comercial o razón social
- NIF/CIF: Tu número de identificación fiscal
- Dirección: Dirección fiscal completa
- Email: Email de contacto de la empresa
Configuración de pago
- Método de pago: Transferencia bancaria, domiciliación o efectivo
- IBAN: Tu cuenta bancaria para recibir pagos
- Días de pago: Plazo de pago por defecto (ej: 30 días)
Las facturas son el núcleo de Facto. Cada factura incluye información del cliente, líneas de producto/servicio, cálculos de impuestos y datos de pago.
Datos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente | El cliente al que va dirigida la factura. Se copian sus datos fiscales al momento de emitir. |
| Serie | Serie de facturación a usar. Determina el formato del número de factura. |
| Fecha de emisión | Fecha en que se emite la factura. |
| Fecha de vencimiento | Fecha límite de pago. Se calcula automáticamente según los días de pago configurados. |
| Método de pago | Transferencia bancaria, domiciliación bancaria o efectivo. |
| Notas | Notas adicionales que aparecerán en la factura. |
Líneas de factura
Cada línea de factura representa un producto o servicio:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Descripción | Descripción del producto o servicio. |
| Cantidad | Número de unidades. |
| Precio unitario | Precio por unidad sin impuestos. |
| Descuento % | Porcentaje de descuento aplicado (0-100%). |
| IVA % | Tipo de IVA: 21% (general), 10% (reducido), 4% (superreducido) o 0% (exento). |
Las facturas pasan por tres estados:
La factura se puede editar libremente. No tiene número asignado todavía.
La factura está emitida oficialmente. Se asigna número automáticamente. No se puede modificar.
El cliente ha pagado la factura. Estado final.
Importante
Una vez emitida, la factura no se puede modificar. Si necesitas hacer cambios, deberás crear una factura rectificativa.
Facto calcula automáticamente todos los impuestos según la normativa española:
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)
| Tipo | Porcentaje | Aplicación |
|---|---|---|
| General | 21% | La mayoría de productos y servicios |
| Reducido | 10% | Alimentos, transporte, hostelería... |
| Superreducido | 4% | Pan, leche, libros, medicamentos... |
| Exento | 0% | Servicios sanitarios, educación, seguros... |
IRPF (Retención)
La retención de IRPF se aplica a ciertos servicios profesionales. Se configura por cliente:
Sin retención
New freelancers (first 3 years)
Retención estándar para profesionales
Recargo de Equivalencia
Aplica a comerciantes minoristas. Se activa en la ficha del cliente:
| IVA | Recargo |
|---|---|
| 21% | 5,2% |
| 10% | 1,4% |
| 4% | 0,5% |
Las series te permiten tener diferentes numeraciones para distintos tipos de facturas. Por ejemplo, una serie para facturas normales y otra para rectificativas.
Formato de numeración
Puedes personalizar el formato usando estos comodines:
| Código | Resultado | Ejemplo |
|---|---|---|
|
Número con ceros | 0001, 0002... |
Ejemplos de formatos
INV-
INV-0001, INV-0002...
FAC
FAC000001, FAC000002...
RECT-
RECT-001, RECT-002...
Mantén un registro de todos tus clientes con sus datos fiscales y preferencias de pago.
Datos del cliente
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre/Razón social | Nombre completo o razón social del cliente. |
| NIF/CIF/NIE | Identificación fiscal. Se valida automáticamente. |
| Dirección | Calle, ciudad, código postal, provincia y país. |
| Email de contacto del cliente. | |
| Teléfono | Número de teléfono de contacto. |
Configuración fiscal del cliente
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Retención IRPF | Porcentaje de retención: 0%, 7% o 15%. |
| Recargo de equivalencia | Activa si el cliente es comerciante minorista. |
| Método de pago | Puedes establecer un método diferente al de tu empresa. |
| Días de pago | Plazo personalizado para este cliente. |
Puedes importar tu lista de clientes desde archivos CSV o Excel (XLSX).
Ve a Importar/Exportar en el menú lateral
Selecciona 'Clientes' como tipo de datos
Descarga la plantilla de ejemplo
Rellena la plantilla con tus datos
Sube el archivo completado
El catálogo te permite guardar productos y servicios que usas frecuentemente. Al crear una factura, puedes seleccionarlos rápidamente sin tener que escribir los datos cada vez.
Campos del producto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del producto o servicio. |
| Precio | Precio unitario sin impuestos. |
| Tipo de IVA | 21%, 10%, 4% o exento. |
Facto te permite registrar todos los gastos de tu actividad profesional, asociarlos a proveedores, adjuntar facturas PDF y calcular la deducibilidad fiscal. Los gastos se integran directamente con los modelos 130 y 303.
Datos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Proveedor al que corresponde el gasto. Se selecciona mediante un buscador. |
| Nº factura proveedor | Número de factura del proveedor. Campo obligatorio para vincular el gasto con el documento original. |
| Fecha del gasto | Fecha en la que se produjo el gasto. |
| Fecha fiscal | Fecha para la declaración fiscal. Puede diferir de la fecha del gasto para asignar el gasto a un trimestre diferente. |
| Serie | Serie de numeración de gastos (independiente de las series de facturación). |
| % Deducible | Porcentaje del gasto que es deducible fiscalmente. Por ejemplo, 10% para la factura de luz del hogar. |
| Notas | Notas adicionales sobre el gasto. |
| Documento PDF | Adjunta el PDF de la factura del proveedor. Tamaño máximo: 10 MB. |
IRPF y Recargo de Equivalencia
La retención de IRPF y el recargo de equivalencia se heredan automáticamente de la configuración fiscal del proveedor. Si necesitas ajustarlos, edita los datos del proveedor.
Líneas de impuestos
Cada gasto puede tener múltiples líneas de impuestos, igual que las facturas:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Base imponible | Importe sin impuestos de la línea. |
| Tipo de impuesto | IVA, IGIC o IPSI según la región fiscal. |
| % Impuesto | Porcentaje de impuesto aplicado (21%, 10%, 4%, 0%). |
Deducibilidad parcial
El porcentaje de deducibilidad se aplica tanto a la base imponible como al IVA soportado. Por ejemplo, si un gasto de electricidad tiene un 10% de deducibilidad, solo se deducirá el 10% del IVA en el modelo 303.
Los gastos tienen un flujo de dos estados:
El gasto está registrado pero aún no ha sido pagado.
El gasto ha sido pagado. Puedes volver a marcarlo como pendiente si es necesario.
Integración con informes fiscales
Los gastos se integran automáticamente con los informes fiscales:
Modelo 130 (IRPF)
Los totales de gastos deducibles se utilizan para el cálculo del pago fraccionado del IRPF.
Modelo 303 (IVA)
El IVA soportado deducible de las líneas de gasto se incluye automáticamente en la declaración trimestral de IVA.
Detección de huecos
Facto detecta automáticamente huecos en la numeración de gastos para garantizar que no falte ningún registro en tu contabilidad.
Providers are the companies or freelancers you buy products or services from. Manage their directory with tax data and tax configuration.
Datos del proveedor
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre/Razón social | Nombre completo o razón social del proveedor. |
| NIF/CIF/NIE | Identificación fiscal del proveedor. Se valida automáticamente. |
| Dirección | Calle, ciudad, código postal, provincia y país. |
| Email de contacto del proveedor. | |
| Teléfono | Número de teléfono de contacto. |
| IBAN | Cuenta bancaria del proveedor para realizar pagos. |
Configuración fiscal del proveedor
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Retención IRPF | Porcentaje de retención que aplica este proveedor: 0%, 7% o 15%. |
| Recargo de equivalencia | Activa si el proveedor aplica recargo de equivalencia en sus facturas. |
Importar proveedores
Al igual que los clientes, puedes importar tu lista de proveedores desde archivos CSV o Excel (XLSX) desde la sección Importar/Exportar.
Facto permite invitar a miembros del equipo con diferentes niveles de acceso:
Acceso total. Puede gestionar equipo, facturación, configuración y eliminar la empresa. No puede ser eliminado.
Puede invitar y gestionar miembros del equipo, configurar la empresa y gestionar la suscripción.
Puede crear y editar facturas, clientes y productos. No puede gestionar equipo ni configuración.
Solo puede ver información. No puede crear ni editar nada.
Para añadir miembros a tu equipo:
Ve a Equipo en el menú lateral
Haz clic en 'Invitar miembro'
Introduce el email de la persona
Selecciona el rol que tendrá
Envía la invitación
Caducidad
Las invitaciones caducan a los 7 días. Si expira, deberás enviar una nueva.
En Configuración puedes modificar los datos de tu empresa:
Datos de empresa
Nombre, NIF, email, web
Dirección
Calle, ciudad, código postal, provincia, país
Pie de factura
Texto que aparece al final de todas las facturas
Configura cómo quieres recibir los pagos por defecto:
Métodos de pago disponibles
Transferencia bancaria
El cliente transfiere a tu cuenta IBAN.
Domiciliación bancaria
Cobras directamente de la cuenta del cliente.
Efectivo
Pago en mano.
La suscripción se gestiona a través de PayPal. Desde la sección de Facturación puedes:
- Ver el estado actual de tu suscripción
- Cambiar de frecuencia (mensual a anual o viceversa)
- Cancelar tu suscripción
- Ver historial de pagos
Accede a informes para analizar tu negocio:
Ingresos mensuales
Total facturado por mes
Facturas pendientes
Facturas emitidas sin cobrar
Clientes recientes
Últimos clientes añadidos
Informes fiscales y de gastos
Los gastos se integran automáticamente con los informes fiscales trimestrales:
Modelo 130 (IRPF)
Incluye los totales de gastos deducibles para el cálculo del pago fraccionado de IRPF.
Modelo 303 (IVA)
Incorpora el IVA soportado deducible de las líneas de gasto en la declaración trimestral.
Informes de gastos por período
Consulta los gastos por trimestre o período personalizado con subtotales por serie. Exporta a PDF.
Huecos en numeración
Detecta automáticamente huecos en la numeración de gastos para garantizar la integridad contable.
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes dudas o sugerencias, no dudes en contactarnos.
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